Databehandleravtale

1. Partene

Behandlingsansvarlig («kunden»): virksomheten som har opprettet konto i SomeSimplify og akseptert vilkårene.

Databehandler («vi»): Simplify Mersland, org.nr. 937 035 551, Østerveien 14, 4631 Kristiansand S, Norge. E-post: hei@somesimplify.com.

Avtalen gjelder fra kunden aksepterer vilkårene og så lenge kontoen finnes. Den trenger ikke signeres separat. Ønsker kunden et signert eksemplar, sender vi det på forespørsel.

2. Hva avtalen gjelder

Kunden er ansvarlig for personopplysninger om egne gjester. Vi behandler dem bare for å levere tjenesten kunden har bestilt: samle kommentarer, meldinger og anmeldelser fra kundens egne kanaler, lage utkast til svar, sende svarene kunden godkjenner, og vise statistikk. Vi bruker aldri gjestedata til egne formål, til trening av AI-modeller, eller til å kontakte gjester selv.

3. Hvilke opplysninger og om hvem

• Gjester og følgere: visningsnavn og brukernavn på Instagram, Facebook og Google, teksten i kommentarer, meldinger og anmeldelser, tidspunkt og stjernevurdering. Ikke e-post, telefon eller adresse med mindre gjesten selv skriver det i en melding.
• Kundens ansatte: navn og e-post for de kunden inviterer inn i kontoen, og hva de gjør i tjenesten.
• Personer på bilder: bilder kunden laster opp kan vise ansatte og gjester. Vi gjenkjenner ingen ansikter. Kunden er ansvarlig for å ha lov til å bruke bildene.

Vi behandler ikke særlige kategorier (helse, religion, politikk og lignende) med hensikt. Skriver en gjest slikt i en melding, ligger det i meldingen til kunden ber oss slette den, til lagringstiden under er ute, eller til kontoen slettes.

Lagringstid: kommentarer, meldinger og anmeldelser fra gjester slettes automatisk 24 måneder etter at de kom inn. Kunden kan be om kortere tid. Klikk- og skannestatistikk slettes etter 25 måneder.

4. Instrukser

Vi behandler opplysningene bare etter dokumentert instruks fra kunden. Instruksen er denne avtalen, vilkårene og valgene kunden gjør i tjenesten (for eksempel hvilke kanaler som kobles til og hvilke svar som godkjennes). Mener vi en instruks bryter loven, sier vi fra før vi utfører den.

5. Taushetsplikt og sikkerhet

• Alle som har tilgang til data hos oss har taushetsplikt.
• Data lagres kryptert i EU (Stockholm) og sendes alltid kryptert (TLS). Hver kundes data er atskilt fra andre kunders med tilgangsregler i databasen.
• Tilgangstokener til Instagram, Facebook og Google lagres bare på serveren og sendes aldri til nettleseren.
• Bare innehaver har administrativ tilgang. All administrativ tilgang logges.
• Automatisk backup tas hver natt, krypteres og oppbevares i 7 dager. Tilgangstokener er ikke med i backupen.

6. Underleverandører

Kunden godtar at vi bruker underleverandørene i listen. Endrer vi listen, varsler vi kunden på e-post minst 30 dager før, og kunden kan si opp tjenesten uten kostnad dersom kunden ikke godtar endringen. Underleverandører er bundet av tilsvarende plikter som i denne avtalen. For overføring utenfor EØS bruker vi EU-kommisjonens standardavtaler (SCC).

Listen over underleverandører står i appen under Oppsett, Personvern, når kunden er logget inn. Vil kunden se listen før avtalen inngås, send en e-post til hei@somesimplify.com.

7. Hjelp til kunden

Ber en gjest kunden om innsyn, retting eller sletting, hjelper vi kunden med å finne og slette opplysningene innen 10 virkedager. Kunden ber om sletting av enkelte kommentarer, meldinger eller anmeldelser på hei@somesimplify.com, og kan selv eksportere alle data fra Oppsett.

8. Brudd på sikkerheten

Oppdager vi et brudd som gjelder kundens data, varsler vi kunden på e-post uten ugrunnet opphold og senest innen 48 timer etter at vi ble kjent med det, med det vi vet om omfang, følger og tiltak. Kunden avgjør selv om Datatilsynet og gjestene skal varsles.

9. Sletting når avtalen slutter

Sier kunden opp, kan kunden eksportere alle data fram til kontoen slettes. Vi sletter kundens data senest 30 dager etter at kontoen er avsluttet, og backup senest 7 dager etter det igjen. Vi beholder bare det regnskapsloven krever (fakturaer), og der er det ingen gjestedata.

10. Innsyn og revisjon

Kunden kan be om dokumentasjon på at vi følger avtalen. Vi svarer skriftlig innen 30 dager. Ved begrunnet behov kan kunden, eller en revisor kunden velger, gjennomføre kontroll etter avtale om tid og omfang. Kunden dekker egne kostnader.

11. Lovvalg og endringer

Avtalen følger norsk rett. Endrer vi avtalen, varsles kunden på e-post minst 30 dager før endringen gjelder. Ved motstrid går denne avtalen foran vilkårene i spørsmål om personopplysninger.